Роздрукувати

                                                     ПОРЯДОК

  організації та проведення особистого прийому громадян

             в Українському інституті національної пам’яті

1. Цей Порядок визначає основні вимоги до організації та проведення особистого прийому громадян в Українському інституті національної пам’яті (далі – Інститут).

2. Особистий прийом громадян Головою Інституту, Першим заступником та заступниками Голови Інституту проводиться у їх робочих кабінетах у встановлені дні з 16-00 до 18-00.

Прийом жінок, яким присвоєно почесне звання України «Мати-героїня», інвалідів Великої Вітчизняної війни, Героїв Соціалістичної Праці, Героїв Радянського Союзу, Героїв України проводиться першочергово.

3. Особистий прийом громадян в інші дні, крім суботи, неділі, передсвяткових та святкових, проводиться начальником управління зв’язків з громадськістю та працівниками відділу роботи із зверненнями та листами громадян з 10-00 до 12-00 та з 14-00 до 18-00, у п’ятницю – до 17-00.

4. Вхід громадян до Інституту вільний і не потребує оформлення перепустки та пред’явлення документів, що посвідчують особу.

5. Інформація про порядок і графік особистого прийому громадян керівництвом Інституту розміщується на офіційному сайті Інституту та у приймальні Голови Інституту в доступному для вільного огляду місці.

6. Попередній запис на особистий прийом до посадових осіб Інституту проводиться працівниками сектору діловодства та контролю виконання організаційного відділу та відділу роботи із зверненнями та листами громадян завчасно та в установлений графіком день прийому з 10-00 до 13-00.

За дорученням Голови та Першого заступника Голови Інституту до участі в попередньому записі громадян на особистий прийом до посадових осіб Інституту можуть залучатися працівники відповідних структурних підрозділів Інституту.

7. Під час попереднього запису громадян на особистий прийом до керівництва Інституту з’ясовується прізвище, ім’я, по батькові, місце проживання громадянина, зміст порушеного питання, до яких посадових осіб чи органів державної влади він звертався і яке було прийняте рішення, визначається посадова особа чи орган державної влади, до компетенції яких належить вирішення питання, вивчаються документи, інші матеріали, що подаються громадянами для обґрунтування своїх заяв (клопотань), скарг або пропозицій (зауважень).

Не допускається з’ясування відомостей про особу громадянина, що не стосуються його звернення.

8. Повторний прийом громадянина з питання, яке вже розглядалося керівництвом Інституту, проводиться у разі, коли питання, порушене у першому обґрунтованому зверненні, не було вирішено по суті.

У разі повторного звернення громадянина вивчаються архівні матеріали з порушеного питання, з’ясовуються причини, що його викликали, надаються необхідні роз’яснення та можлива допомога.

9. Список громадян на особистий прийом до керівництва Інституту із зазначенням прізвища, ім’я, по батькові, змісту порушуваних питань подається відповідно Голові, Першому заступнику та заступникам Голови Інституту.

10. Під час проведення особистого прийому громадян можуть бути присутні їх представники, повноваження яких оформлені в установленому порядку, та особи, які перебувають у родинних відносинах з цими громадянами.

За дорученням Голови, Першого заступника та заступника Голови під час проведення ними особистого прийому громадян може бути присутній помічник відповідного керівника, а також працівник відділу роботи із зверненнями та листами громадян. 

Присутність сторонніх осіб під час проведення особистого прийому громадян не допускається.

11. У разі коли порушене громадянином питання вирішити на особистому прийомі неможливо через складність і необхідність додаткового вивчення, громадянинові може бути запропоновано викласти його у формі письмової заяви.

Подана громадянином на особистому прийомі письмова заява розглядається у порядку, встановленому законодавством для письмових звернень.

Про результати розгляду звернення громадянину повідомляється письмово або усно (за його бажанням).

12. З урахуванням рішення, прийнятого під час особистого прийому, працівники відділу роботи із зверненнями та листами громадян (або за дорученням Голови, Першого заступника та заступників Голови Інституту працівники відповідних структурних підрозділів Інституту) опрацьовують проекти доручень і подають їх на розгляд відповідно Голови, Першого заступника та заступників Голови Інституту.

13. Звернення громадян на особистому прийомі реєструються відповідно до «Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації», затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 р. № 348.

14. Відділ роботи із зверненнями та листами громадян здійснює систематичний аналіз та узагальнення звернень громадян на особистому прийомі, щокварталу інформує про це Першого заступника Голови Інституту.

                                                  ГРАФІК

   особистого прийому громадян керівництвом Інституту

Примітка. У разі відсутності Голови Інституту особистий прийом проводить Перший заступник Голови.

За відсутності Першого заступника Голови Інституту прийом здійснює заступник Голови, який тимчасово виконує обов’язки Першого заступника.

У разі відсутності заступника Голови Інституту особистий прийом громадян проводить посадова особа, яка тимчасово виконує його обов’язки.

День і час прийому громадян ще одним заступником Голови Інституту, посада якого на цей час вакантна, будуть встановлені додатково після заміщення цієї посади і внесені до Графіка.